Même avec les systèmes modernes de point de vente (PDV) actuels, vous avez toujours besoin d'une procédure pour comptabiliser les encaissements d'un magasin. Ces contrôles internes sont nécessaires pour éviter toute utilisation frauduleuse de l'argent et pour protéger les actifs contre la perte ou le vol. Des contrôles internes rigoureux favorisent non seulement l'efficacité opérationnelle, mais ils garantissent également la fiabilité des enregistrements comptables qui seront nécessaires au moment de l'impôt. L'une des causes les plus courantes de rétrécissement ou de perte dans votre magasin est due à une mauvaise utilisation de l'argent. Lorsqu'elle fait l'objet d'une enquête, la cause la plus commune est l'absence de procédures ou de contrôles appropriés.Le processus de comptage, de rapprochement des recettes et d'équilibrage du tiroir-caisse crée la responsabilité des transactions du jour. Ce système de gestion de trésorerie peut être créé en même temps que les politiques du magasin sont établies. De nombreux systèmes de point de vente (PDV) actuels contiennent des instructions pas à pas pour la fermeture (également appelée équilibrage) du tiroir-caisse afin de guider l'employé.
L'intelligence d'entreprise
La direction du magasin ou les caissiers peuvent établir un rapport de vente à tout moment pendant un quart de travail. En ajoutant le montant de départ dans le tiroir au chiffre des ventes quotidiennes, un détaillant saura exactement combien d’argent devrait se trouver dans la caisse ou dans le système de point de vente à tout moment. Ceci est extrêmement utile:
- Pour éviter de garder trop d’argent sur le plancher de vente.
- Si le magasin est volé.
- Lorsqu'un client se plaint de trop peu de changement.
- Pour découvrir les excédents / pénuries fréquents pour certains caissiers.
- Supprimer la tentation de prendre de l'argent sans document dans le tiroir-caisse.
Comment et quand implémenter
L'équilibrage d'une caisse enregistreuse a généralement lieu à la fin de la journée ou à la fin du quart de travail d'un caissier. Le tiroir-caisse et son contenu doivent être emportés dans un bureau ou un autre endroit isolé pour préparer le rapport. Si vous équilibrez le tiroir après la fermeture, assurez-vous que les lumières du plancher de vente sont éteintes et que la porte est verrouillée. Pour beaucoup de vendeurs, ils sont pressés et ont tendance à fermer avant la fermeture du magasin. Ce n'est pas une pratique sécuritaire. Cependant, si vous avez plusieurs employés dans le magasin, il est possible de fermer l'un des registres pendant les heures d'ouverture.
Toute surcharge et / ou pénurie doit faire l’objet d’une enquête. La nature humaine doit être prise en compte pour les erreurs mineures et les petites quantités. Nous entendons par là que de simples erreurs de calcul sont courantes lors du traitement d’une transaction. Cependant, des divergences fréquentes peuvent être un signe de vol des employés ou peuvent indiquer qu'une formation supplémentaire est nécessaire pour un caissier particulier. En règle générale, vous voulez vous assurer que pas plus de 2 $ environ 1,80 € est éteint la nuit. Bien que cela dépende du nombre de transactions ce jour-là (en d'autres termes, plus il y a de transactions, plus le risque d'erreur de calcul est élevé), la règle des 2 dollars d'environ 1,80 € est utile.
La caisse de départ est remise dans le tiroir-caisse et stockée pour la soirée, tandis que le dépôt est préparé pour la banque. Tous les bordereaux de carte de crédit, rapports de terminal et autres récépissés de registre peuvent être agrafés dans le rapport du tiroir-caisse quotidien et classés par date.
Séparation des tâches
Pour plus de responsabilité, envisagez d'utiliser deux personnes pour équilibrer la caisse enregistreuse. Une personne compte le tiroir et crée le rapport de caisse quotidien, tandis que l’autre personne prépare un dépôt bancaire. Les deux membres du personnel doivent signer le rapport indiquant qu’ils sont responsables des chiffres indiqués. Bien qu'aucun système ne puisse empêcher la fraude, cette piste d'audit contribuera à décourager la collusion entre employés.
Au début du prochain quart de travail, chaque caissier devrait se voir attribuer son propre tiroir-caisse. Demandez au caissier de recompter l'argent dans le tiroir pour vérifier le solde de départ. Si vous êtes un petit magasin avec un seul registre, l'argent restera probablement dans le tiroir pendant la nuit. Si tel est votre cas, la procédure est la même.
Une dernière remarque: comme l’erreur humaine fait partie du jeu, assurez-vous d’inclure les écarts dans votre argent dans vos relevés de résultats. Ajoutez une ligne à vos comptes de résultat qui budgétise et affiche une perte due à un calcul incorrect. C’est une autre façon de vérifier et de gérer la perte.